Wat kost het om te automatiseren?

De kosten van procesautomatisering hangen af van de complexiteit van het proces en de betrokken systemen. De terugverdientijd ligt in de praktijk tussen de drie en zes maanden, afhankelijk van de tijdsbesparing per dag. Bij Wave AI Solutions beginnen we altijd met een vrijblijvende analyse om een eerlijke inschatting te geven, zodat u precies weet waar u aan toe bent voordat u beslist.

De kosten zijn vaak de eerste vraag, en terecht: u wilt weten waar u aan begint voordat u een beslissing neemt. In dit artikel lichten wij toe hoe de kosten van automatisering zijn opgebouwd, wat u ervoor terugkrijgt en wanneer de investering zich terugverdient.

Waar betaalt u voor?

De kosten van een automatiseringstraject bestaan uit een paar onderdelen:

• Analyse en advies, het in kaart brengen van uw processen en bepalen waar automatisering het meeste oplevert
• Ontwikkeling, het bouwen van de automatisering op maat, afgestemd op uw systemen en werkwijze
• Implementatie, het inrichten, testen en live zetten binnen uw omgeving
• Onderhoud en doorontwikkeling, zorgen dat de oplossing blijft werken en meegroeit met uw organisatie

De verhouding tussen deze onderdelen verschilt per project. Bij een relatief eenvoudige automatisering, bijvoorbeeld het automatisch verwerken van inkomende facturen, ligt het zwaartepunt bij de ontwikkeling. Bij complexere trajecten, zoals het AI-gestuurd uitlezen van bestekken en tekeningen, is de analysefase uitgebreider omdat het systeem moet leren hoe uw specifieke documenten eruitzien.

Het hangt af van de complexiteit

Een koppeling tussen twee systemen is iets anders dan het volledig automatiseren van een calculatieproces met AI. De kosten hangen af van hoe complex het proces is, hoeveel systemen erbij betrokken zijn en hoe maatwerk de oplossing moet zijn.

Wel kunnen wij zeggen dat de investering vaak lager uitvalt dan verwacht. Veel bedrijven rekenen op bedragen van tienduizenden euro's voordat er iets draait. In de praktijk is met een gerichte aanpak al binnen een maand een werkend resultaat mogelijk.

Een rekenvoorbeeld

Stel: een calculator besteedt dagelijks twee uur aan het handmatig doornemen van aanvragen en het opmaken van offertes. Dat is 10 uur per week, 520 uur per jaar. Bij een gemiddeld uurloon van €40 (inclusief werkgeverslasten) kost dit het bedrijf €20.800 per jaar aan administratieve tijd.

Als een automatisering 70% van die tijd bespaart, wat realistisch is bij documentverwerking, bespaart u €14.560 per jaar. Zelfs bij een eenmalige investering van €8.000 tot €12.000 verdient het project zich binnen het eerste jaar terug. Daarbij zijn de bijkomende voordelen nog niet meegerekend: minder fouten, snellere doorlooptijd en de mogelijkheid om meer offertes uit te brengen zonder extra capaciteit.

Wanneer verdient het zich terug?

De terugverdientijd is vaak korter dan verwacht. Als een automatisering een medewerker dagelijks een uur bespaart, is dat op jaarbasis meer dan 200 uur. Volgens onderzoek van McKinsey kan tot 45% van de werkactiviteiten in administratieve processen worden geautomatiseerd met bestaande technologie (McKinsey Global Institute, A Future That Works). Doorgerekend tegen de loonkosten kan de investering zich binnen enkele maanden terugverdienen.

Daarbij zijn de indirecte opbrengsten nog buiten beschouwing gelaten: minder fouten, snellere doorlooptijd, betere klantervaring en meer ruimte om te groeien zonder extra personeel aan te nemen.

Naast directe tijdsbesparing zijn er opbrengsten die lastiger te kwantificeren zijn maar minstens zo waardevol. Denk aan het verminderen van menselijke fouten in calculaties: één verkeerde komma kan duizenden euro's verschil maken. Of aan het versnellen van uw offerteproces: als u twee dagen sneller kunt reageren op een aanvraag dan uw concurrent, wint u vaker de opdracht. Dit zijn de opbrengsten die niet in een spreadsheet staan maar wel het verschil maken voor uw bedrijf.

Hoe wij ermee omgaan

Wij werken niet met vage offertes of trajecten die maanden duren voordat er resultaat staat. Wij beginnen altijd met een helder gesprek over wat u wilt bereiken, wat daarvoor nodig is en wat het kost. Zo komt u achteraf niet voor verrassingen te staan.

De eerste stap is altijd vrijblijvend. We brengen samen uw processen in kaart en geven een eerlijke inschatting van wat er mogelijk is en wat het kost. Pas als dat duidelijk is, beginnen we.